Большинство бизнесменов согласятся с тем, что хорошие новости поступают по телефону, а плохие новости появляются в их почтовом ящике. Когда вы пишете деловое письмо, вам приходится взвешивать многие аспекты ситуации. Вы должны подумать о том, как эффективно организовать свое письмо и поддерживать позитивные и продуктивные отношения с клиентами.
Положительный ответ на запрос о конкретном продукте может включать такие данные, как стоимость и доступность. Кроме того, должен быть целый ряд доступных продуктов или процесс, по которому продукт должен быть приобретен. В эффективном завершении такого письма вы должны попытаться построить отношения, которые приведут к хорошим чувствам к вашей компании, а в некоторых случаях и к будущему бизнесу. Говорить «нет», что всегда сложно в лицо, проще в письме. Но когда ваша компания отклоняет запрос, сделанный клиентом, вы должны помнить, что будущий бизнес и имидж компании находятся на кону. Формулировка и подход должны быть осторожны. Вывод такого письма должен предполагать готовность со стороны отказа отказаться от продолжения работы с читателем (заказчиком). Может быть, было бы мягким заявлением о сожалении или искреннем добром желании.