Каждый прием гостей обязывает к подготовке со стороны хозяев. Эта подготовка начинается с определения количества приглашенных. Давно установлено наиболее приемлемое число гостей — от четырех до двенадцати. В такой компании возможна общая беседа; если же число гостей превышает двенадцать, неизбежно разделение гостей на отдельные группы. Желательно также, чтобы у приглашенных было достаточно общих интересов, что очень важно для застольных бесед. Не складывается компания из людей, враждующих между собой или из представителей очень разных слоев общества. Хозяевам следует обратить внимание и на возможно равномерное соотношение между женщинами и мужчинами. При большом количестве гостей соблюсти эти условия поможет составление списка.
При организации приема необходимо сразу же выбрать удобный день и назначить конкретное время прихода гостей. Гостей обязаны пригласить сами хозяева, неприлично делать это через других лиц. Приглашение можно сделать в любой форме — при личной встрече, по телефону или письменно, но обязательно заранее. Обычно достаточно бывает пригласить за неделю до торжества, но если гости приглашены давно, то желательно за 3-4 дня до срока уточнить приглашение. Необходимо сразу сообщить будущему гостю день, время и повод приема. Если кто-то, поблагодарив за внимание, по каким-либо причинам отказывается прийти, не требуйте объяснений и не обижайтесь.
В приглашении на торжественный прием обычно указывается его стиль — завтрак, обед или ужин. По законам этикета на завтрак приглашают между 10 и 12 часами (англичане и американцы приглашают на ленч с 10.30 до 14), на обед — с 15 до 19 часов, на чай или кофе — с 17 до 19 часов, на ужин — с 19 до 22 часов. Приглашая на коктейль, точное время не устанавливают. Называется отрезок времени (например, с 18 до 22 часов), когда вы ожидаете гостей. Приглашенным вовсе не обязательно явиться к 18.00. Обозначение «с — до» указывает на то, что двери вашего дома открыты для гостей все это время. Но это также означает, что гости должны считаться с понятием «до» и вовремя уйти.