Если слово не употребляется без "не". Примеры: неудачник, недотепа.
Если частица "не" меняет смысл слова на противоположный. Примеры: нерусский, неволя, невероятный.
С приставкой недо. Примеры: недоделанный
С местоимениями, если "не" не отделено предлогом. Примеры: никому, некто, некий (не к кому, не в чем, ни у кого).
С наречиями: незачем, нехотя, несмотря на, невзирая на, неужели.