гідно з чинним законодавством, при влаштуванні на роботу працівник зобов’язаний подати роботодавцеві трудову книжку, оформлену в установленому порядку, а роботодавець натомість повинен у подальшому забезпечити її належне ведення. Однак зрозуміло, що особи, які працевлаштовуються вперше, не можуть пред’явити трудову книжку, оскільки її в них ще просто немає. За таких обставин роботодавець, який надає перше робоче місце працівникові, має оформити йому трудову книжку і внести до неї перший запис про прийняття на роботу.
Для заповнення трудової книжки та занесення до неї відповідних записів особи, які вперше стають до роботи, повинні подати паспорт, а за наявності ― ще й диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України, окрім вказаних документів, також мають пред’явити військовий квиток, а особи, звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин ― довідку про звільнення.
Загальний зразок бланка трудової книжки затверджено Постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301 (далі ― Постанова КМУ № 301), згідно з яким трудова книжка складається з п’яти розділів: «Відомості про працівника», «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та «Відомості про пенсію». Перелік відомостей, які мають міститися у певних розділах трудової книжки, наведено у відповідних положеннях Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі ― Інструкція № 58).
Так, у розділі «Відомості про працівника», тобто на титульному аркуші трудової книжки, мають бути викладені загальні відомості про працівника ― його прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами), а також дата народження. Зазначені відомості вносяться до трудової книжки одноразово (при її першому заповненні) на підставі паспорта працівника або свідоцтва про народження.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка (п. 2.12. Інструкції № 58).
Працівникам, які стають на роботу вперше, трудова книжка має бути оформлена не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 48 КЗпП).