Специфіка ділового спілкування заключається у тому, що не дивлячись на те, хто являється безпосереднім укладачем документа і кому він адресований, офіційним автором та адресантом документа, майже завжди, являється організація в цілому. Другою важливою характеристикою для ділового спілкування є конкретна адресність інформації.
Суттєвим фактором ділового спілкування, котрий впливає на характер управлінської інформації, є повторюваність дій і ситуацій. Управлінська діяльність — це завжди «гра за правилами». Як наслідок, цього повторюваність управлінської інформації призводить до регулярності використання однакових мовних засобів.
Наступною характерною рисою ділового спілкування є тематична обмеженість кола завданнь, котрі вирішує організація, а це, в свою чергу, являється наслідком певної стабільності її функцій. Отже, можна виділити такі властивості управлінської інформації в умовах ділового спілкування: офіційний характер, адресність, повторюваність, тематична обмеженість.