Ең бірінші, түсініктеме кімге арналғанын айқындап жазу керек. Мысалы: 3 мектеп-гимназиясының директоры, Марат Оразалиұлына. Онымен қоса, бұл сойлемді түсініктеменің оң бұрышында орналыстырған жөн. Келесі, негізгі бөлімде сіз оқиғаны түсіндіруіңіз қажет. Яғни, неліктен жұмысқа немесе сабаққа кешіктіңіз және тағы да басқа. Бұл бөлімде қазақ тілінің сөздік қорына кіретін, әдеби сөздер қолданған дұрыс. Соңында, өз аты-жөніңізді және күнді белгілеуді ұмытпаңыз. Егер түсініктеме басқа қалаға жөнелтілетін болса, өз қалаңыздың атын жазып, қолыңызды қойыңыз.